Fereastra de lucru a Microsoft Excel

Acest curs este pentru invatarea notiunilor de baza a Microsoft Excel. Desi stiind sa lucrezi in Windows este un avantaj, acest curs a fost facut pentru incepatori in lucrul cu computerele.
Deschide Microsoft Excel. Daca dorestin clic butonul aratat in imaginea de mai jos, pentru a inchide panelul Getting Started.

Ecranul va apare astfel:

sus

Bara de titlu

Bara de titlu – este asezata in partea de sus si cuprinde numele fisierului curent (din oficiu numele este Book1 (sau un alt numar), urmand ca atunci cand salvezi prima data fisierul sa pui numele dorit).

sus

Bara de meniu

Bara de meniu – aflata sub bara de titlu si cuprinde meniurile File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows si Help. Tu folosesti meniurile pentru a da comenzi programului. Faci clic pe meniul respectiv si se va deschide o lista cu optiuni. Pentru a alege o optiune din lista faci clic pe acea optiune sau apesi tasta Enter pentru a alege optiunea selectata. Daca exista trei puncte (...) dupa o optiune inseamna ca daca alegi acea optiune se va deschide o fereastra de dialog in care ti se cere sa dai mai multe detalii pentru comanda (optiunea) respectiva.

Exemplu pentru folosirea barei de meniu.

1. Pune cursorul deasupra meniului File din bara de meniu.
2. Faci clic (buton stanga mouse).
3. Apasa tasta sageata dreapta pana ce meniul Help (=ajutor) este selectat.
4. Apasa tasta sageata stanga pana ce meniul Format (=formatare) este selectat.
5. Apasa tasta sageata jos pana ce optiunea Style (=stil) este selectata. Apasa tasta sageata sus pana ce optiunea Cells (=celule) este selectata.
6. Apasa tasta Enter sa alegi optiunea Cells. Se va deschide fereastra de dialog.
7. Faci clic pe butonul Cancel pentru a inchide fereastra de dialog.

Microsoft Excel poate afisa lista completa de optiuni la deschiderea meniurilor sau poate afisa doar cele mai folosite optiuni din ultima perioada.
In acest curs vei folosi Always Show Full Menus (=intotdeauna afiseaza lista completa de optiuni a meniurilor), iar pentru setarea aceasta, urmeaza urmatorii pasi:

1. Clic pe meniul Tools din bara de meniu.
2. Clic pe optiunea Customize.
3. Clic pe fila Options.
4. Daca optiunea Always Show Full Menus nu este bifata, faci clic in patratelul din fata optiunii si va apare semnul bifat (un v).
5. Clic butonul Close (=inchide) pentru a inchide fereastra de dialog.

sus

Bara de unelte

Bara de unelte Standard

Bara de unelte Formating

Bara de unelte – contine icon-uri ce reprezinta modalitati mai rapide de a da comenzi programului. Bara de unelte se afla in general sub bara de meniu.

Inainte de a continua verifica ca bara de unelte Standard si Formating sa fie afisate:

1. Clic meniul View (=vedere) din bara de meniu.
2. Pune cursorul deasupra optiunii Toolbars. Vor fi afisate mai multe optiuni. Optiunile Standard si Formating ar trebui sa fie bifate. Daca este asa apasa tasta Esc de doua ori pentru a inchide acest meniu. Daca una sau ambele optiuni nu sunt bifate, clic pe optiunea Customize din partea de jos a listei.
3. Se va deschide fereastra de dialog Customize.
4. Clic pe fila Toolbars.
5. Clic in patratelul din fata optiunii Standard sau/si Formating. Va apare semnul bifat in patratel.
   Nota: Pentru a anula bifarea faci clic din nou in patratelul cu semnul bifat.
6. Clic butonul Close (=inchide).

sus

Foaia de lucru (worksheet)

Fisierele Microsoft Excel contin foi de lucru. Fiecare foaie contine coloane si randuri. Coloanele sunt notate cu litere de la A la IV, iar randurile numerotate de la 1 la 65536. Combinatia dintre coordonatele unei coloane si coordonatele unui rand formeaza adresa unei celule. De exemplu celula aflata in coltul stanga sus este celula A1, insemnand coloana A, randul 1. Celula E10 este aflata in coloana E, randul 10. Tu vei introduce datele in celulele foii de lucru.

sus

Bara de formule

In bara de formule, in partea stanga este casuta de nume, unde este afisata adresa celulei active, iar in partea dreapta este afisat continutul celulei.

Activarea barei de formule:

1. Clic meniul View din bara de meniu
2. Daca in lista de optiuni deschisa, optiunea Formula Bar (=bara de formule) este bifata, inseamna ca bara de formule este activata. In acest caz apasa tasta Esc pentru a inchide meniul.
3. Daca optiunea Formula Bar nu este bifata, faci clic pe aceasta optiune si bara de formule va fi activata si va apare sub bara de unelte.
4. Observi ca adresa celulei active apare in partea stanga a barei de formule.

sus

Bara de stare

Daca bara de stare este activata, aceasta va apare in partea de jos a ferestrei.
Activarea ferestrei de stare:

1. Clic meniul View din bara de meniu
2. Daca in lista de optiuni deschisa, optiunea Status Bar (=bara de stare) este bifata , inseamna ca bara de stare este activata. In acest caz apasa tasta Esc pentru a inchide meniul.
3. Daca optiunea Status Bar nu este bifata, faci clic pe aceasta optiune si bara de stare va fi activata si va apare in partea de jos a ferestrei.

Observi cuvantul Ready (=gata, pregatit) in partea stanga a barei de stare. Acest cuvant arata ca Excel este in modul Ready (=gata, pregatit) si asteapta urmatoarea ta comanda.
In bara de stare in partea dreapta pot apare si alte indicatoare, de exemplu:

• Literele NUM, arata ca padul numeric este activ (tastele pot fi folosite).
  Nota: Tasta Num Lock, aflata pe tastatura in partea dreapta (in zona numerelor) este folosita pentru a bloca sau a debloca padul numeric (tastele cu cifre din dreapta tastaturii).
• Literele CAPS, arata ca este activata scrierea textului cu litere mari, deoarece a fost apasata tasta Caps Lock. Pentru a reveni si scrie cu litere mici se apasa din nou tasta Caps Lock.
• Literele SCRL si END pentru functiile date de tastele Scroll Lock si End.
  Nota: Asigura-te ca SCRL si END nu apar in bara de stare (daca apar, apasa tasta Scroll Lock si/sau tasta End).

Tastele sageti (sus, jos, la stanga, la dreapta) – apasand aceste taste cursorul se va muta in celula urmatoare in directia corespunzatoare.

Tasta Tab - apasand aceasta tasta cursorul se va muta in celula de la dreapta.

Tastele Shift+Tab – tinand apasata tasta Shift, apasa tasta Tab si cursorul se va muta in celula de la stanga.

Tasta Enter - apasand aceasta tasta cursorul se va muta in celula de sub celula curenta.

Tasta  Page Up (=pagina sus) – apasand aceasta tasta cursorul se va muta o pagina mai sus (un ecran mai sus).

Tasta  Page Down (=pagina jos) – apasand aceasta tasta cursorul se va muta o pagina mai jos (un ecran mai jos).

Tasta End

• Daca se apasa tasta End (in bara de stare apare scris END) si apoi se apasa pe una din tastele sageti, atunci cursorul se va muta in celula extrema (prima sau ultima) din directia respectiva.
  Nota: Daca tu ai introdus date intr-o celula, apasand tasta End cursorul se va duce la sfarsitul datelor introduse in celula respectiva.
• Daca se apasa tasta End si apoi tasta Home (=casa), cursorul se va muta in prima celula (celula A1)

sus

Miscarea in foaia de lucru

Mutarea la o anumita celula se face prin una din metodele:

• Apasa tasta F5. Se deschide fereastra de dialog Go To, unde tiparesti J3 (se poate si j3) in casuta Reference. Clic OK. Vei fi in celula J3.
• Ctrl+G – tinand apasata tasta Ctrl, apasa tasta G. Se deschide fereastra de dialog Go To, unde tiparesti C4 (se poate si c4) in casuta Reference. Clic OK. Vei fi in celula C4.
• Poti folosi si casuta de nume din bara de formule: tiparesti D10 in casuta de nume, apasa tasta Enter si te vei muta in celula D10.

Scroll Lock

Scroll Lock misca fereastra, dar nu misca cursorul.

1. Apasa tasta Page Down.
2. Apasa tasta Scroll Lock. In bara de stare apare scris SCRL.
3. Apasa tasta sageata sus de cateva ori. Observi ca cursorul ramane in aceeasi celula, dar fereastra se misca in sus (se face derularea in sus a paginii).
4. Apasa tasta sageata jos de cateva ori. Observi ca cursorul ramane in aceeasi celula, dar fereastra se misca in jos (se face derularea in jos a paginii).
5. Apasa tasta Scroll Lock sa dezactivezi aceasta functie (in bara de stare nu mai apare scris SCRL).
6. Tinand apasata tasta Ctrl, apasa tasta Home si te vei muta in celula A1.

sus

Selectarea celulelor

Daca vrei sa folosesti o functie pentru un grup de celule, trebuie mai intai sa selectezi aceste celule. O poti face astfel:

1. Faci clic in celula A1
2. Apasa tasta F8 pentru a ancora cursorul.
3. Observi ca in bara de stare apare scris EXT, insemnand ca esti in modul Extend
4. Faci clic in celula E7. Vei vedea ca celulele de la A1 la E7 vor fi selectate.
5. Apasa tasta Esc si clic oriunde in foaia de lucru pentru a anula selectarea celulelor.

O alta metoda de selectare este tinand apasat butonul stanga mouse se misca in directia dorita. In plus se poate face selectarea celulelor care nu sunt unele langa altele, astfel:

1. Pui cursorul in celula A1
2. Tine apasata tasta Ctrl pentru a putea selecta celule neinvecinate.
3. Apasa buton stanga mouse
4. Tinand apasat butonul stanga, misca mouse-ul de la celula A1 la celula E7
5. Continua sa tii apasata tasta Ctrl, dar eliberezi butonul stanga mouse
6. Clic in celula G8
7. Apasa buton stanga mouse
8. Tinand apasat butonul stanga, misca mouse-ul de la celula G8 la celula I17. Elibereaza butonul stanga mouse.
9. Elibereaza tasta Ctrl. Celulele de la A1 la E7 si de la G8 la I17 vor fi selectate.
10. Clic oriunde pe foaia de lucru pentru a anula selectia.

sus

Introducerea de date

Aici vei invata cum sa introduci date in foaia de lucru.
Mai intai pui cursorul in celula dorita, tiparesti datele apoi apesi tasta Enter.

1. Clic in celula A1
2. Tiparesti John Jordan
3. Tasta Backspace (aflata deasupra tastei Enter, eventual are o sageata la stanga) se foloseste pentru stergerea caracterelor de la stanga cursorului pentru text. Sterge Jordan folosind tasta Backspace
4. Apasa tasta Enter. Cuvantul John apare in celula A1.

sus

Editarea unei celule

Dupa introducerea datelor intr-o celula, acestea pot fi modificate.

Metoda folosirii tastei F2:

1. Pune cursorul in celula A1 (faci clic pe celula A1 sau folosesti o alta metoda)
2. Apasa tasta F2
3. Schimba John cu Jones
4. Folosind tasta Backspace vei sterge literele hn
5. Tiparesti nes
6. Apasa tasta Enter.

Metoda folosirii barei de formule:

1. Te muti in celule A1
2. Clic in bara de formule, in aria de formula

   

3. Folosind tasta Backspace, sterge nes
4. Tipareste ker
5. Apasa tasta Enter.

   

Metoda folosirii dublu clic in celula respectiva:

1. Te muti in celula A1.
2. Faci dublu clic in celula A1.
3. Apesi tasta End (sau folosesti tasta sageata dreapta). Cursorul va fi la sfarsitul textului.
4. Folosesti tasta Backspace sa stergi ker.
5. Tiparesti hnson.
6. Apasa tasta Enter.

   

sus

Inlocuirea datelor dintr-o celula

Tiparind intr-o celula in modul Ready (in bara de stare in partea stanga, apare scris cuvantul Ready), se va inlocui vechiul continut al celulei cu informatia nou tiparita.

1. Te muti in celula A1.
2. Tiparesti Cathy.
3. Apesi tasta Enter. Numele Cathy va inlocui Johnson.

   

sus

Wrapping text

Cand introduci text care este prea mare pentru a se incadra in celula, acesta va apare deasupra urmatoarei celule. Daca doresti sa nu se intample aceasta, faci astfel:

1. Te muti in celula A2.
2. Tiparesti Acest text este prea lung.
3. Apasa tasta Enter.
4. Te muti din nou in celula A2.
5. Clic meniul Format din bara de meniu. Clic pe optiunea Cells (=celule). Se deschide fereastra de dialog Format Cells.
6. Clic pe fila Alignment (=aliniere)
7. In aria Text control clic in patratelul din fata optiunii Wrap Text, pentru a bifa si activa aceasta functie.
8. Clic OK. Vezi rezultatul.

sus

Stergerea continutului unei celule

Pentru a sterge continutul unei celule sau a unui grup de celule, te muti in celula dorita, sau selectezi grupul de celule, si apesi tasta Delete (=sterge).

1. Te muti in celula A2
2. Apasa tasta Delete.

sus

Introducerea numerelor ca Text si ca Valori

In Microsoft Excel, poti introduce numere ca Text si ca Valori.
Numarul ca Text, reprezinta text numeric si deci nu se pot face operatii matematice asupra acestuia.
Numere ca Valori, reprezinta numere cu care se pot face operatii matematice. Daca tu ai o celula ce contine un numar (de exemplu numarul de angajati) cu care nu faci operatii matematice, poti sa-l tiparesti ca Text, tiparind mai intai caracterul “ ‘ “.

Introducerea unui numar ca valoare:

1. Te muti in celula B1.
2. Tipareste 100
3. Apasa tasta Enter.

Numarul 100 apare in celula B1 ca valoare numerica. Tu poti face operatii matematice folosind acest numar. Se observa ca numerele sunt din oficiu, aliniate la dreapta.

Introducerea unui numar ca text:

1. Te muti la celula C1
2. Tipareste ‘100
3. Apasa tasta Enter.

Numarul 100 apare in celula C1 ca text. Observi ca din oficiu textul este aliniat la stanga si apare un triunghi verde in coltul stanga-sus al celulei.

sus

Smart Tags

Cand introduci date intr-o casuta si Microsoft Excel crede ca e posibil ca tu sa vrei sa schimbi aceste date, va apare Smart Tag (=eticheta desteapta). Acesta iti ofera posibilitatea de a face usor schimbarile dorite. Celulele cu Smart Tag in ele, apar cu un triunghi verde in coltul stanga-sus. Cand pui cursorul deasupra unei celule cu Smart Tag, va apare icon-ul Trace Error (=posibile greseli). Faci clic pe acest icon si vor apare afisate diferite optiuni pe care le poti selecta daca doresti.
In exemplul anterior, ar fi trebuit sa-ti apara un Smart Tag in celula C1.

1. Te muti in celula C1
2. Clic pe iconul Trace Error (=posibile greseli). Apare o lista cu optiuni. Optiunea Numbered stored as text (=numarul este pastrat ca text) este selectata. Tu poti face clic sa alegi optiunea Convert to number (=converteste in numar ca valoare) sau Ignor the error (=ignora greseala). Alegand o optiune, Smart Tag va disparea din aceasta celula (programul va intelege care este dorinta ta si nu va mai interpreta continutul celulei ca avand o posibila greseala).

Salvarea fisierului:

1. Clic meniul File > Save As.
2. Alege dosarul unde vrei sa salvezi fisierul.
3. In casuta File Name tipareste lectia1
4. Clic Save (=salveaza).

Inchide Microsoft Excel:

1. Alege File > Exit (=iesirea din program sau inchiderea programului) din bara de meniu. Programul Microsoft Excel se inchide.

sus